Die unverzichtbare Backup-Checkliste für MSPs

Managed Service Provider (MSPs) tragen eine große Verantwortung für den Schutz der Daten ihrer Kunden vor einer immer länger werdenden Liste von Bedrohungen. Ob Ransomware-Angriff, Hardwareausfall oder versehentliches Löschen - Datenverlust kann für Unternehmen jeder Größe katastrophale Folgen haben. Für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) steht besonders viel auf dem Spiel, da sie oft nicht über die Ressourcen verfügen, um sich von größeren Ausfällen zu erholen. Daher ist eine umfassende Backup-Strategie für MSP nicht nur eine Dienstleistung - sie ist für ihre Kunden lebenswichtig.

Diese Checkliste soll MSPs einen detaillierten Leitfaden für die Entwicklung einer soliden Backup-Strategie an die Hand geben. Von der Auswahl der richtigen Software bis zur laufenden Verwaltung der Backups - mit dieser Checkliste sind Sie bestens gerüstet, um die Daten Ihrer Kunden zu schützen und deren Unternehmen bei allen Herausforderungen zum Erfolg zu verhelfen.

Die Backup-Krise: Warum MSPs einen robusten Plan brauchen

Die digitale Welt ist heute verwundbarer denn je. Die wachsende Bedrohung durch Datenschutzverletzungen und Ransomware ist kein Scherz, denn Cyberangriffe haben in den letzten Jahren alarmierend zugenommen. Ransomware hat sich besonders stark ausgebreitet: 73% der Organisationen im Gesundheitswesen gaben an, dass ihre Daten im Jahr 2023 verschlüsselt wurdenⁱ - die höchste Rate seit drei Jahren.

Diese Vorfälle stören den Geschäftsbetrieb, schädigen den Ruf und führen zu erheblichen finanziellen Verlusten. Die Kosten von Ausfallzeiten und Datenverlusten können für Unternehmen katastrophal sein und sich auf die Einnahmen und das Vertrauen der Kunden auswirken.

Technologie ist nicht unfehlbar, und Menschen sind es auch nicht. Versehentliches Löschen, Fehlkonfigurationen und Hardwareausfälle sind ebenso häufige Ursachen für Datenverlust wie Ransomware. Und da bei den meisten Ransomware-Angriffen menschliches Versagen, Missbrauch, Phishing und gestohlene Anmeldedaten eine Rolle spielen, kommt MSPs eine entscheidende Rolle bei der Minderung dieser Risiken zu. Es liegt in ihrer Verantwortung, eine gesetzeskonform Backup-Strategie zu implementieren, die sicherstellt, dass die Daten geschützt und wiederherstellbar sind.

Auswahl der richtigen Backup-Software

Alles beginnt mit der Auswahl der richtigen Backup-Software, die für jede effektive Backup-Strategie von grundlegender Bedeutung ist. Der erste Schritt bei der Suche nach der besten Backup-Software besteht darin, die Backup-Richtlinien und Compliance-Anforderungen zu verstehen, da verschiedene Branchen unterschiedliche Anforderungen haben, die sich direkt auf die Datensicherheitsverpflichtungen Ihrer Kunden auswirken. Organisationen im Gesundheitswesen müssen beispielsweise die Anforderungen des §75B SGB V erfüllen, der insbesondere die sichere Speicherung von Patientendaten und die Aufbewahrung mehrerer Sicherungskopien an verschiedenen Orten vorschreibt.

Jede Backup-Lösung bietet eine Vielzahl von Funktionen und Optionen. Unabhängig davon, wer Ihre Kunden sind, sollten die folgenden Funktionen für jeden MSP unerlässlich sein.

Verschlüsselung: Die Verschlüsselung der Backups Ihrer Kunden stellt sicher, dass deren Daten sicher und nur für vertrauenswürdige Parteien zugänglich sind. Dies ist besonders wichtig, wenn die Daten außerhalb des Unternehmens gespeichert werden. Suchen Sie nach einer Lösung, die Daten im Ruhezustand und während der Übertragung verschlüsselt.

Desaster-Recovery-Tools: Da die Wiederherstellung der Daten Ihrer Kunden der eigentliche Zweck einer Backup-Software ist, sollten Sie darauf achten, dass die Backup-Lösung über integrierte Funktionen verfügt, die eine schnelle Wiederherstellung unabhängig vom Szenario des Datenverlusts ermöglichen. Um die Redundanz zwischen den Backup-Dateien zu gewährleisten, sollte die Lösung daher lokale und Offsite-Backups sowie Datei-, Anwendungs- und System-Backups umfassen.

Aufbewahrungsrichtlinien und Versionierung: Eine gute Backup-Lösung sollte es Ihnen ermöglichen, mehrere Versionen Ihrer Dateien und Systeme über einen anpassbaren Zeitraum aufzubewahren, damit Sie eine Auswahl an Backup-Jobs einrichten können, die z. B. geschäftskritische Dateien und die individuellen Geschäftsanforderungen Ihrer Kunden berücksichtigen.

Außerdem ist es wichtig, wo die Backup-Daten gespeichert werden. Lokale Backups oder „On-Premise“ Backups bieten mehr Kontrolle und schnellere Wiederherstellungszeiten. Offsite-Backups, insbesondere in Verbindung mit Cloud-Sicherung, bieten eine Skalierbarkeit der Speichergröße und ermöglichen es Ihren Kunden, ihre Daten wiederherzustellen, selbst wenn die lokale Kopie verloren geht oder beschädigt wird, z. B. durch Überschwemmung oder Feuer. Idealerweise sollten Sie einen hybriden Ansatz in Betracht ziehen, der diese beiden Optionen kombiniert, um ein Optimum an Flexibilität und Redundanz zu erreichen.

Unabhängig davon, welche Funktionen Sie für die Geschäftsanforderungen und die Branche Ihrer Kunden benötigen, sollten Sie übermäßig komplizierte oder funktionsreiche Backup-Software vermeiden, die nicht auf die spezifischen Anforderungen Ihrer Kunden zugeschnitten ist. Einfachheit und Zuverlässigkeit sollten immer an erster Stelle stehen.

Bewährte Praktiken bei der Datensicherung

Sobald Sie sich für die Software entschieden haben, die Ihren Anforderungen am besten entspricht, besteht die nächste Priorität darin, eine Backup-Strategie zu definieren und umzusetzen. Dabei sind folgende Punkte zu beachten:

Wissen, was gesichert werden muss: Führen Sie eine Bestandsaufnahme aller kritischen IT-Systeme, Anwendungen und Daten durch, einschließlich aller Standorte, Home Office Mitarbeiter und zukünftigen Anforderungen. Vergessen Sie nicht, mögliche Abhängigkeiten zwischen den Systemen zu identifizieren, damit Sie die wichtigsten priorisieren können.

Wie oft sollten Backups durchgeführt werden: Für Daten, die sich häufig ändern (z. B. Finanzdaten oder Kundeninformationen), sind tägliche Backups mit einer Vorhaltezeit von 30 Tagen lokal und 90 Tagen in der Cloud ideal. Für weniger häufig aktualisierte Daten können wöchentliche Backups mit ähnlichen Aufbewahrungsrichtlinien ausreichend sein.

Wo sollten Backups gespeichert werden: Wie bereits erwähnt, bietet ein hybrider Ansatz die höchste Zuverlässigkeit in Bezug auf Wiederherstellungsszenarien. Sowohl für die lokale als auch für die externe Speicherung sollte die 3-2-1-Regel befolgt werden, d.h. es sollten drei Kopien der Daten auf zwei verschiedenen Speichermedien gesichert werden, wobei eine Kopie extern aufbewahrt werden sollte. Mögliche Speichermedien sind:

- Lokale Speicher: NAS, HDDs, oder SSDs.
- Offsite Speicher: Cloud-Lösungen für Geschwindigkeit und Redundanz.

Da ein Backup nur so gut ist wie seine Fähigkeit, Daten wiederherzustellen, müssen Sie sicherstellen, dass Ihr Backup-System wie erwartet funktioniert. Daher ist es wichtig, die Wiederherstellungsprozesse regelmäßig zu testen. Auf diese Weise kann sichergestellt werden, dass alle Backup-Jobs erfolgreich ausgeführt wurden, die Speichermedien noch funktionsfähig sind und die Verschlüsselungscodes und Passwörter für die Desaster Recovery zur Verfügung stehen.

Desaster Recovery Planung

Ein gut strukturierter Desaster-Recovery-Plan ist Ihr Sicherheitsnetz für den Ernstfall. Er gibt Ihnen einen Leitfaden an die Hand, den Sie bei einem Worst-Case-Szenario wie einer Ransomware-Attacke befolgen können. Anstatt zu raten, wie die Daten wiederhergestellt werden könnten, was als Erstes zu tun ist oder wie potenzielle Dienstleister kontaktiert werden können, spart ein guter Plan Zeit und Stress.

Dokumentieren Sie den Plan: Legen Sie alle notwendigen Schritte fest, die im Krisenfall zu befolgen sind, einschließlich der Rollen und Verantwortlichkeiten. Vergessen Sie nicht, den Plan zu simulieren, um mögliche Lücken zu identifizieren und ihn gegebenenfalls zu verfeinern.

Legen Sie Prioritäten für die Datenwiederherstellung fest: Teil des Plans sollte eine Zuordnung der kritischsten Daten sein, die zuerst wiederhergestellt werden müssen, um die Ausfallzeit der wichtigsten Systeme so gering wie möglich zu halten, damit Ihre Kunden ihre Geschäfte weiterführen können, während Sie sich um den Rest kümmern.

Implementieren Sie Failover-Verfahren: Manchmal ist es nicht möglich, geschäftskritische Daten schnell wiederherzustellen. Für diese Fälle (und vielleicht auch nur, um einen „Plan C“ zu haben) sollten Sie Failover-Systeme implementieren, die den Betrieb Ihrer Kunden im Katastrophenfall aufrechterhalten.

Am wichtigsten ist es, einen Kommunikationsplan zu erstellen, der die Situation zusammenfasst und die Schritte beschreibt, die Sie unternehmen werden, um zu gewährleisten, dass alle Beteiligten informiert sind und die gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden.

Mehr als eine Checkliste: Kontinuierliches Backup-Management

Die Suche nach der besten Backup-Lösung für Ihren Managed Backup Dienstleistung endet nicht mit der Implementierung der Lösung. Die kontinuierliche Überwachung und Wartung der Software und des Backup- und Wiederherstellungsplans sind der Schlüssel zum langfristigen Erfolg.

Verwenden Sie Monitoring-Tools, um den Backup-Status, die Erfolgsraten und Probleme Ihrer Kunden in Echtzeit zu verfolgen. Senden Sie sich selbst (und Ihren Kunden, wenn dies Teil Ihres Dienstleistungsangebots ist) automatisierte E-Mail-Benachrichtigungen und informieren Sie sie sofort über Probleme. Verwenden Sie idealerweise ein Überwachungstool, bei dem Sie sich einloggen und alle geplanten und abgeschlossenen Backups auf einen Blick sehen können.

Denken Sie daran, Ihre Backup-Lösung regelmäßig zu aktualisieren, damit sie mit den neuesten Betriebssystemen und Sicherheits- und Compliance-Maßnahmen kompatibel ist. So stellen Sie nicht nur sicher, dass Sie über die neuesten Funktionen verfügen, sondern auch, dass die Software weiterhin ordnungsgemäß funktioniert. Idealerweise wählen Sie eine Lösung, die Updates automatisch an die Agenten weiterleitet, sobald sie verfügbar sind, damit Sie nichts verpassen.

Schließlich unterstreicht der Aufbau einer Datensicherheitskultur Ihr Engagement für die Bedeutung einer Datensicherung. Sprechen Sie mit Ihren Kunden (und Ihren Kollegen) über die Bedeutung von Backups und darüber, warum es in allen Ihren Serviceplänen enthalten ist (falls Sie Backups nicht bereits automatisch in Ihr Serviceangebot aufgenommen haben, empfehlen wir Ihnen dringend, dies zu tun).

Sie sind nicht auf sich allein gestellt

Als MSP ist der Schutz der Daten Ihrer Kunden sowohl eine Verantwortung als auch eine Gelegenheit, Ihr Fachwissen unter Beweis zu stellen. Mit einer umfassenden Backup-Strategie stellen Sie sicher, dass Sie die Anforderungen Ihrer Kunden erfüllen und ihr Vertrauen auch in herausfordernden Zeiten erhalten.

Wir von NovaBACKUP unterstützen MSPs dabei, die Komplexität der Datensicherung zu meistern. Egal, ob Sie gerade erst anfangen oder Ihr bestehendes Konzept verbessern möchten, unser Team steht Ihnen bei jedem Schritt zur Seite. Vereinbaren Sie noch heute einen Gesprächstermin mit einem unserer Backup-Experten, um zu erfahren, wie wir Sie beim Aufbau einer robusten und zuverlässigen Managed Backup-Lösung für Sie und Ihre Kunden unterstützen können.

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Sources:
i The State of Ransomware in Healthcare 2023 – Sophos (Aug 2023)
ii Consoltech