Die 3 Hauptursachen für Datenverlust - und 9 Möglichkeiten, diesen zu vermeiden

Der Verlust von Daten kann verhindert werden.

Unabhängig davon, ob Sie selbstständig sind oder ein kleines oder mittleres Unternehmen leiten, Ihre Daten sind die Grundlage für einen reibungslosen Geschäftsbetrieb. Ein Datenverlust kann schwerwiegende Folgen haben - vor allem, wenn Sie in einer Branche tätig sind, in der Sie über sensible Kundendaten verfügen.

Auch wenn Datenverluste unvermeidlich erscheinen, können sie durch geeignete Vorkehrungen und Schutzmaßnahmen verhindert werden. Der erste Schritt besteht darin, die wichtigsten Ursachen und Warnzeichen für einen möglichen Datenverlust zu kennen. Wissen ist Macht. Sobald Sie dies erkannt haben, müssen Sie lernen, wie Sie Datenverlust verhindern können. Dann können Sie die notwendigen Schritte unternehmen, um Datenverluste von vornherein zu vermeiden.

Die drei Hauptursachen für Datenverlust…
                     …und neun Schritte, die Sie jetzt unternehmen können, um Datenverlust in der Zukunft zu vermeiden.

1) Veraltete Hardware und unzuverlässige Stromversorgung

Festplattenausfälle

Festplatten fallen täglich aus verschiedenen Gründen aus. Während einige Ausfälle einfach auf die Abnutzung der Hardware zurückzuführen sind, werden andere durch externe Faktoren wie Überhitzung, Wasser- oder Brandschäden, Einwirkung von Magnetfeldern oder Erschütterungen durch Herunterfallen vorzeitig verursacht.

Es gibt auch interne Faktoren, die einen Fehler im Dateisystem selbst verursachen können, der zu einem Festplattenausfall führt. Diese internen Fehler können das Ergebnis von Datei-, Daten- oder Softwarebeschädigungen sein, von Lesestörungen des Laufwerks, die den Zugriff auf die Daten auf der Festplatte verhindern, oder von menschlichem Versagen.

Manchmal werden Festplattenausfälle durch ein einziges katastrophales Ereignis verursacht, während andere langsam im Laufe der Zeit ausfallen. Hier einige Anzeichen für einen potentiell anstehenden Festplattenausfall:

• Wiederholte Abstürze der Festplatte
• Klicken, Schleifen oder Kreischen in einem zyklischen Muster
• Steigende Anzahl defekter Sektoren bei CHKDSK-Scans
• Ungewöhnlich hohe Temperaturen des Computers
• Probleme beim Booten
• Zunehmend langsame Computerleistung bei Standardprozessen
• Wiederholtes Einfrieren des Computers, das einen harten Neustart erfordert
• Dateien, die nicht geöffnet werden können, beschädigt sind oder plötzlich verschwinden

Wenn Sie eines dieser Anzeichen bemerken, sollten Sie Ihre wichtigen Daten sofort sichern.

Stromausfälle

Stromausfälle und Stromschwankungen sind schlecht für Ihren Computer und Ihre Daten. Auch wenn Sie vielleicht denken, dass ein unerwarteter Stromausfall ein relativ geringes Risiko für Ihren Computer darstellt, ist dem nicht so. Wenn ein Stromausfall oder eine Überspannung dazu führt, dass Ihr Computer unerwartet herunterfährt, fordert dies seinen Tribut von den Computerkomponenten. Betriebssysteme sind komplex und müssen ordnungsgemäße Abschaltverfahren einhalten, damit alle Prozesse ordnungsgemäß ablaufen können. Ein plötzlicher Stromausfall kann diese heiklen Prozesse unterbrechen und Ihren Computer unbrauchbar machen.

Stellen Sie sich vor, Ihre Festplatte schreibt gerade Daten auf die Festplatte. Plötzlich fällt der Strom aus und die Festplatte schaltet sich mitten im Schreibvorgang ab. Wenn Sie Glück haben, verlieren Sie vielleicht nur eine Datei oder einen Teil einer Datei. Stellen Sie sich nun vor, Ihre Festplatte schreibt gerade in das Dateisystem, das für den Startvorgang wichtig ist, und Ihr Computer fällt aus. Diese Datei könnte beschädigt sein und Sie können Ihren Computer nicht mehr neu starten. Das ist nicht gut.

Häufige Stromausfälle, Überspannungen und Neustarts können die Lebensdauer Ihrer Festplatte verkürzen. Jedes Mal, wenn ein Computer nach einem plötzlichen Stromausfall neu gestartet wird, kehren die Schreib-/Leseköpfe schnell in ihre ursprüngliche Position zurück, was zu kleinen Defekten auf der Festplatte führt. Diese Defekte summieren sich mit der Zeit und erhöhen die Wahrscheinlichkeit, dass der Lese-/Schreibkopf ausfällt und die Festplatte zerstört.

Vermeidung von Datenverlust bei Hardware- und Stromversorgungsfehlern

• Computer sauber und staubfrei halten
• Wenn Ihr PC heiß wird, nehmen Sie ihn auseinander und reinigen Sie ihn.
• Überspannungsschutz verwenden

Die beste Möglichkeit, die Lebensdauer Ihrer Festplatte zu verlängern, besteht darin, sie sauber und staubfrei zu halten, aber auch die am besten gepflegte Festplatte nutzt sich mit der Zeit ab. Überspannungsschutzgeräte sind eine gute Möglichkeit, um Schäden durch Überspannung zu vermeiden, aber sie schützen Ihren Computer nicht vor Blitzeinschlägen.

Eine gute Backup-Strategie schützt Ihre Daten bei einem Stromausfall. Insbesondere die Erstellung von Image-Backups bereitet Sie auf Disaster-Recovery-Szenarien vor, wenn Ihr gesamtes System ausfällt.

2) Böswillige Programme bedrohen Ihre Daten

Computerviren und Malware-Infektionen

Jeden Tag werden neue Viren entdeckt, die Ihre Daten gefährden.

Derzeit gibt es mehr als eine Milliarde Schadprogramme, und jeden Tag werden 560.000 neue entdeckt.^[i] Und laut dem jüngsten IBM Data Breach Report haben mehr als 83% der Unternehmen in 2022 mehr als eine Datenschutzverletzung erlebt.^[ii]

Die Verbindung zum Internet ist oft unverzichtbar, hat aber auch ihren Preis. E-Mail-Angriffe sind das häufigste Problem. 84% der Unternehmen haben im Jahr 2022 mindestens einen Phishing-Versuch erlebt.^[iii] Diese Angriffe stellen eine sehr reale Bedrohung dar. Sie können Ihre Daten zerstören, stehlen oder verschlüsseln und in einigen Fällen die Hardware Ihres Computers vollständig beschädigen oder Ihr gesamtes Netzwerk infiltrieren.

Einige Viren, die als Krypto-Ransomware bekannt sind, ermöglichen es Hackern, Millionen von Dollar zu verdienen, indem sie die Daten der Nutzer verschlüsseln und dann Lösegeld verlangen. Angesichts des potenziellen Datenverlusts entscheiden sich viele Nutzer dafür, das Lösegeld zu zahlen, anstatt ihre Daten zu verlieren. Für Unternehmen mit einem Jahresumsatz von weniger als 10 Mio. USD belaufen sich die durchschnittlichen Wiederherstellungskosten nach einem Ransomware-Angriff im Jahr 2023 auf 165.520 USD.^[iv]

Laptop-Diebstahl

Die Statistiken über den Diebstahl von Laptops sind verblüffend. Laut Gartner wird alle 53 Sekunden ein Laptop gestohlen.^[v] Wenn Sie also denken, dass Ihnen das nicht passieren kann, liegen Sie wahrscheinlich falsch.

Kriminalität ist häufig opportunistisch. Ein Einbruch wird in der Regel dadurch ausgelöst, dass der Dieb etwas Wertvolles offen vor sich liegen sieht. Es ist auch wichtig, die Türen zum Backoffice verschlossen zu halten, wenn der Raum nicht besetzt ist, damit Kunden und Besucher keinen Zugang zu wichtiger Technik haben.

Man könnte meinen, dass die Wiederbeschaffung eines gestohlenen Laptops an sich nicht teuer ist, aber Studien zeigen, dass 80% der Kosten tatsächlich auf Datenverletzungen zurückzuführen sind.^[vi]

Verhinderung von Datenverlust durch Diebstahl und böswillige Akteure

• Halten Sie Ihre Antiviren-Software auf dem neuesten Stand
• Öffnen Sie keine verdächtigen E-Mails oder Anhänge
• Lassen Sie Ihren Laptop nicht unbeaufsichtigt

Der beste Weg, den Schaden eines Cyber-Angriffs zu begrenzen, ist, ihn von vornherein zu verhindern. Das bedeutet, dass Sie bei Links und Anhängen von Ihnen unbekannten Absendern besonders vorsichtig sein sollten, dass Sie die Webadressen von Download-Seiten auf ihre Sicherheit hin überprüfen sollten und dass Sie immer eine aktive Antiviren-Software installiert haben sollten. Im Falle eines physischen Diebstahls ist eine vollständige Festplattenverschlüsselung oder die Möglichkeit, einen Computer aus der Ferne zu löschen, von entscheidender Bedeutung, um Ihr Unternehmen vor dem Verlust wichtiger und vertraulicher Daten zu schützen.

Darüber hinaus ist es wichtig, dass Sie über eine angemessene Datensicherung verfügen. Wenn Sie Opfer eines Ransomware-Angriffs oder eines Diebstahls werden, können Sie Ihre wichtigen Daten einfach auf einem anderen Gerät wiederherstellen.

3) Leicht zu machende Fehler

Unbeabsichtigte Löschungen

Es sind nicht nur Cyberangriffe und Ransomware, die Ihre Daten bedrohen. Tatsächlich sind 68% der Datenschutzverletzungen auf einen nicht böswilligen menschlichen Faktor zurückzuführen, wie z. B. eine Person, die Opfer eines Social-Engineering-Angriffs wird oder einfach einen Fehler macht.^[vii]

Jeden Tag erstellen, aktualisieren, speichern und löschen wir Dateien. Es ist kein Wunder, dass wir manchmal versehentlich Dateien löschen oder überschreiben. Wir sind alle Menschen und machen Fehler. Manchmal kann der Windows-Papierkorb ein Sicherheitsnetz sein, aber es gibt verschiedene Szenarien, in denen Sie sich nicht darauf verlassen können, dass er Sie rettet. Hier sind einige Situationen, in denen der Papierkorb umgangen werden kann::

• Dateien, die von Laufwerken gelöscht wurden, z. B. von Laufwerken, auf die über ein Netzwerk zugegriffen wird und die keinen Papierkorb haben.
• Dateien, die größer sind als die Kapazität des Laufwerks, auf dem sich der Papierkorb befindet
• Dateien, die mit der Tastenkombination Shift + Delete dauerhaft gelöscht wurden.
• Dateien, die über die Windows-Eingabeaufforderung gelöscht wurden

Eine weitere häufige Ursache für versehentliches Löschen sind E-Mails. Der vielleicht größte Schaden entsteht jedoch, wenn Benutzer Systemdateien löschen, die für das ordnungsgemäße Funktionieren des gesamten Computers wichtig sind.

Schäden durch verschütteten Kaffee oder Wasser

Elektronik und Flüssigkeiten vertragen sich nicht gut. Wenn Sie irgendeine Art von Flüssigkeit verschütten, sei es Wasser, Kaffee oder ein anderes Getränk, besteht die Gefahr, dass der gesamte Computer kurzgeschlossen wird. Wenn die Flüssigkeit über die Tastatur, die über ein Flachbandkabel mit der Hauptplatine des Laptops verbunden ist, in den Laptop eindringt, kann die Tastatur komplett ausfallen. Ein einfaches Abtrocknen des Laptops reicht unter Umständen nicht aus.

Stattdessen sollten Sie Ihren Computer sofort ausschalten, abtrocknen, alle abnehmbaren Teile entfernen, sicherstellen, dass sie trocken und frei von Rückständen sind, und mindestens 48 Stunden warten, um sicherzustellen, dass alles vollständig getrocknet ist, bevor Sie Ihren Computer wieder zusammenbauen und auf das Beste hoffen.

Leider kann ein verschüttetes Getränk manchmal viel tiefer als nur in die Tastatur eindringen und die darunter liegenden Teile beschädigen. Wenn die verschüttete Flüssigkeit Zucker oder andere säurehaltige Bestandteile enthält, kann sie Korrosion verursachen, die schließlich das Touchpad, den Prozessor, den Speicher und sogar die gesamte Hauptplatine zerstören kann. Wenn Sie Ihren Computer nach dem Verschütten der Flüssigkeit wieder zum Laufen bringen können, tun Sie sich selbst einen Gefallen und machen Sie sofort eine Sicherungskopie. Sollte die verschüttete Flüssigkeit in der Zukunft einen Kurzschluss verursachen, können Sie zumindest dieses Abbild verwenden, um so schnell wie möglich einen neuen Computer in Betrieb zu nehmen.

Vermeidung von Datenverlusten durch menschliches Versagen

• Löschen Sie keine Dateien, von denen Sie nicht wissen, was sie sind.
• Seien Sie besonders vorsichtig beim Löschen von Systemdateien.
• Bewahren Sie keine Flüssigkeiten in der Nähe Ihres Laptops auf.

Bevor Sie Dateien löschen, vergewissern Sie sich, dass Sie wirklich das Richtige löschen. Und wenn Sie auf eine Systemdatei oder ein Programm stoßen, das Sie nicht kennen, löschen Sie es nicht spontan. Wenden Sie sich am besten an einen IT-Experten, der Ihnen sagen kann, ob es sicher ist, die Datei zu entfernen, oder ob sie tatsächlich für das gesamte Gerät kritisch ist.

Und denken Sie daran: Unabhängig davon, welche Art von versehentlichem Löschen Ihnen passiert ist, können Sie sich viel Ärger ersparen, wenn Sie Ihre Daten richtig sichern.

Stellen Sie sicher, dass Ihre Daten geschützt sind - auch wenn das Schlimmste eintritt

Das vielleicht Wichtigste, was Sie tun können, um zu verhindern, dass Datenverluste Ihrem Unternehmen schaden, ist sicherzustellen, dass Sie, selbst wenn Sie wertvolle Informationen verlieren, diese einfach und sicher wiederherstellen können.

Speichern und sichern Sie Ihre Dateien regelmäßig an mehreren Orten und erstellen Sie regelmäßig Image-Backups, um sich vor Schäden durch Datenverlust zu schützen.

Warten Sie mit der Sicherung Ihrer Daten nicht, bis Sie Anzeichen einer defekten Festplatte bemerken oder bis Flüssigkeit ausgelaufen ist. Die Einrichtung einer Backup-Software, die Ihren Computer automatisch sichert, bietet Ihnen sichere Optionen für die Datenwiederherstellung und die Gewissheit, dass Sie Ihre Daten schnell wiederherstellen können, wenn etwas passiert.

Angesichts der zahlreichen Tools zum Schutz vor Datenverlust und der vielen Möglichkeiten, Ihren Computer zu sichern, gibt es keinen Grund, Ihr Unternehmen den Folgen eines Datenverlusts auszusetzen.

Zusammenfassung: Wie Sie Datenverluste vermeiden können

1. Halten Sie Ihren Computer sauber und staubfrei.
2. Wenn Ihr Computer heiß wird, nehmen Sie ihn auseinander und reinigen Sie ihn.
3. Benutzen Sie einen Überspannungsschutz
4. Halten Sie Ihre Antiviren-Software auf dem neuesten Stand.
5. Öffnen Sie keine verdächtigen E-Mails oder Anhänge.
6. Lassen Sie Ihren Laptop nicht unbeaufsichtigt
7. Löschen Sie keine Dateien, von denen Sie nicht wissen, was sie sind.
8. Seien Sie besonders vorsichtig beim Löschen von Systemdateien.
9. Bewahren Sie keine Flüssigkeiten in der Nähe Ihres Laptops auf.

Ein weiterer Tipp: Entwickeln Sie eine umfassende Backup-Strategie, damit Sie Ihre Daten im Verlustfall problemlos wiederherstellen können.

Mit einer Backup-Software wie NovaBACKUP können Sie automatisch ein Datei-Backup, ein Image-Backup oder einfach eine Kopie Ihrer Dateien in einer sicheren Cloud-Umgebung und auf einem zweiten Laufwerk erstellen.

NovaBACKUP ist ein zuverlässiger Anbieter von flexiblen, umfassenden Datensicherungslösungen für Managed Service Provider (MSP) und professionelle Büros weltweit. Als Branchenführer in den Bereichen Backup und Disaster Recovery verfügen wir über umfassende Erfahrung in der Unterstützung spezialisierter Branchen bei der Erfüllung strenger Datenschutzziele. Darüber hinaus bietet unser Team von Backup-Experten einen beispiellosen Support.

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[i] A Not-So-Common Cold: Malware Statistics in 2024, DataProt
[ii] Cost of a Data Breach Report 2023, IBM
[iii] Top Phishing Statistics for 2024: Latest Figures and Trends, StationX
[iv] Report: Ransomware payouts and recovery costs went way up in 2023, SC Magazine
[v] Stolen Laptops Denote a Growing Data Security Breach for Higher Education, Gartner
[vi] The Cost of a Lost Laptop, Ponemon Institute
[vii] 2024 Data Breach Investigations Report, Verizon Business