Speicher optimieren, Risiken minimieren: Bewährte Praktiken bei der Datenaufbewahrung

Die weltweit gespeicherte Datenmenge verdoppelt sich alle vier Jahre¹ und es scheint sich nicht zu verlangsamen. Allerdings haben 52% dieser Daten keinen geschäftlichen, rechtlichen oder regulatorischen Wert, d.h. sie sind nutzlos und nicht geschäftskritisch.²

Das Problem ist, dass diese "nutzlosen" Daten zusammen mit ihren mehrfachen Backup-Iterationen immer noch gespeichert werden, was dazu führt, dass 90% der Unternehmen jeden Monat durchschnittlich 43% ihres Backup-Budgets für unnötigen Speicherplatz ausgeben.² Schlimmer noch: Wenn die falschen Daten zu lange oder nicht lange genug aufbewahrt werden, kann dies zu Haftungsproblemen führen.

Eine solide Aufbewahrungsstrategie für Backups ist daher von entscheidender Bedeutung. Durch die Bereinigung alter Backups unter Einhaltung gesetzlicher Vorschriften können Sie Ihren Speicherplatz effizienter nutzen und mögliche Bußgelder vermeiden.

Was versteht man unter Richtlinien für die Aufbewahrung von Daten?

Aufbewahrungsrichtlinien sind im Wesentlichen Zeitpläne, die vorschreiben, wann alte Sicherungskopien gelöscht werden müssen. Dies ist von entscheidender Bedeutung, da es in einigen Branchen Vorschriften gibt, die Unternehmen dazu verpflichten, bestimmte Arten von Daten für einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren, z. B. Buchhaltungsdaten, persönliche Gesundheitsinformationen oder Patientenakten. Diese Vorschriften gelten in beide Richtungen: Bewahren Sie die Daten für den erforderlichen Zeitraum auf, aber nicht länger als nötig.

Wo beginnt man am besten mit der Aufbewahrung von Daten?

Um Ihre ungenutzten und überschüssigen Daten effektiv zu verwalten, sollten Sie zunächst Ihre rechtlichen Anforderungen und praktischen Geschäftsbedürfnisse ermitteln. Diese bilden die Grundlage für Ihre Strategie zur Datenaufbewahrung.

Beginnen Sie mit einer Bestandsaufnahme der vorhandenen IT sowie der Remote-Standorte und -Mitarbeiter. Kategorisieren Sie dann die Daten nach folgenden Kriterien:

• Regulatorische Anforderungen (GDPR, PCI DSS, IT-Sicherheitsrichtlinien der KBV, usw.)
• Sensibilität der Daten, insbesondere wenn sie personenbezogene Daten enthalten
• Abhängigkeit vom Unternehmen

Sobald Sie Ihre Daten identifiziert und klassifiziert haben, können Sie eine Richtlinie für die Aufbewahrung von Sicherungskopien erstellen, die festlegt, wie oft und wie lange jede Art von Daten gesichert werden sollte. Im Folgenden finden Sie einige Empfehlungen für die Erstellung einer Richtlinie zur Datenaufbewahrung:

• Halten Sie sie einfach und leicht verständlich.
• Stellen Sie sicher, dass sie den gesetzlichen und behördlichen Anforderungen entspricht.
• Bewahren Sie persönliche Kundendaten nur so lange wie nötig auf.
• Speichern Sie wichtige Daten in einem schnell zugänglichen Speicher.

Weitere Informationen finden Sie in unserem Whitepaper "Leitfaden für eine effiziente Backup-Strategie", das Sie hier herunterladen können: Whitepaper herunterladen

Aufbewahrungsrichtlinien für Ihre Backup-Strategie mit NovaBACKUP

NovaBACKUP vereinfacht die Umsetzung Ihrer Datenaufbewahrungsrichtlinien im Rahmen Ihrer Backup-Strategie. Sie können einen benutzerdefinierten Zeitplan für die Aufbewahrung von Sicherungskopien einrichten, der sicherstellt, dass nur die erforderlichen Daten aufbewahrt werden. Da jedes Unternehmen anders ist, ist die Flexibilität bei der Feinabstimmung dieser Einstellungen entscheidend. Mit NovaBACKUP können Sie wählen, wie viele Backup-Iterationen Sie aufbewahren möchten, wie lange diese aufbewahrt werden sollen und welche Arten von Backups (Dateisicherungen, Imagesicherungen usw.) aufbewahrt werden sollen.

Um den Speicherbedarf weiter zu reduzieren, verwendet NovaBACKUP das "Incremental Forever"-Sicherungsschema, das sich geringfügig von traditionellen Sicherungsmethoden wie Voll- + Inkrementellen oder Voll- + Differentiellen Sicherungen unterscheidet.

Was ist ein Incremental Forever Backup?

Das Incremental Forever Backup beginnt mit einer vollständigen Sicherung aller ausgewählten Dateien. Danach werden in den folgenden Backups nur die Änderungen gespeichert, die seit dem letzten Backup vorgenommen wurden. Diese Methode steht im Gegensatz zu herkömmlichen vollständigen und differentiellen Backups, die regelmäßige vollständige Backups sowie differentielle Backups erfordern, die alle Änderungen seit dem letzten vollständigen Backup erfassen.

Diese Strategie optimiert die Speichernutzung und vereinfacht den Backup-Prozess, aber das Verständnis der Wechselwirkung mit den Aufbewahrungseinstellungen ist entscheidend für die Aufrechterhaltung der Datenintegrität und ein effizientes Speichermanagement.

Handhabung der Aufbewahrung mit Incremental Forever Backup

1. Erstes Backup: Der Prozess beginnt mit einer vollständigen Sicherung aller ausgewählten Dateien und Ordner, das als Grundlage für alle weiteren Backups dient.
2. Folgesicherungen: Bei jeder Folgesicherung werden nur die Änderungen seit der letzten Sicherung erfasst. Mit NovaBACKUP geschieht dies auf Datei- oder Blockebene, wodurch der benötigte Backup-Speicherplatz weiter reduziert wird.
3. Anwendung der Aufbewahrungsrichtlinie: Bei Incremental Forever-Backups wird die Aufbewahrungsrichtlinie auf die ausgewählten Dateien und Ordner angewendet. Wenn die Aufbewahrungsfrist erreicht ist, werden Dateien oder Versionen von Dateien, die nicht unter die Aufbewahrungsrichtlinie fallen, aus allen Backups entfernt.

Beispiel:

Bei einer Aufbewahrungsfrist von 30 Tagen und einer Mischung von Dateien - einige ändern sich täglich, andere gar nicht - werden bei der ersten Sicherung alle ausgewählten Dateien gesichert. Bei späteren Sicherungen werden nur die Änderungen erfasst. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist passiert folgendes:

• Die letzte Version einer unveränderten Datei (zum Beispiel von der ersten Sicherung) bleibt erhalten.
• Bei geänderten Dateien werden veraltete Versionen oder Datei-Blöcke aus allen Backups entfernt. Dabei wird sichergestellt, dass alle Teile, die zur Wiederherstellung der Datei benötigt werden, zusammen mit den Blöcken, die innerhalb der Aufbewahrungsfrist liegen, noch verfügbar sind.

Hinweis: Wenn eine Datei abgewählt oder gelöscht wurde, wird sie nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist auch aus allen Backups gelöscht.

Vorteile von Aufbewahrungsrichtlinien, die auf Incremental Forever Backups basieren

1. Speicherplatzeffizienz: Durch das Löschen alter Dateiversionen und Dateiblöcke, die nicht mehr den Aufbewahrungsrichtlinien entsprechen, reduziert das System den Speicherplatzbedarf und die Notwendigkeit mehrerer vollständiger Backups erheblich.
2. Datenintegrität: Der Aufbewahrungsprozess erfasst alle Änderungen im Rahmen der Aufbewahrungsrichtlinien, um die Datenintegrität und -kontinuität zu wahren.
3. Vereinfachte Verwaltung: Administratoren müssen nicht mehr mehrere vollständige und differentielle Backups verwalten. Der inkrementelle Ansatz vereinfacht die Verwaltung durch die Verwaltung eines einzigen vollständigen Backups, das kontinuierlich aktualisiert wird.

Zum Schluss: Optimieren Sie Ihre Backups für eine zuverlässige Datensicherung.

Zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und zum Schutz vor Cyber-Bedrohungen wie Ransomware ist es oft notwendig, mehrere Kopien von Daten aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfunktion von NovaBACKUP gibt Backup-Administratoren die Kontrolle darüber, welche Daten wie lange aufbewahrt werden, und reduziert gleichzeitig die Kosten für den Backup-Speicher.

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1 IDC - https://www.businesswire.com/news/home/20200513005075/en/IDCs-Global-StorageSphere-Forecast-Shows-Continued-Strong
2 Techradar - https://www.techradar.com/opinion/useless-data-and-carbon-waste-the-dark-side-of-digitization