Seit Jahren nutzen immer mehr Menschen die "Cloud" von zum Beispiel Dropbox, OneDrive, Google Drive, Amazons AWS- oder Microsofts Azure-Cloud-Diensten oder anderen Datei-Synchronisierungsdiensten um ihre Dateien zentral zu speichern.
Lösungen dieser Art sind in der heutigen Welt ohne Zweifel unverzichtbar. In meinem beruflichen und privaten Umfeld verwende ich eine Reihe solcher Dienste, um mit Kollegen/innen besser zusammenzuarbeiten oder um meine Dateien mit diversen Geräten abzugleichen. Datei-Synchronisierungsdienste sind jedoch keine Backups.
Obwohl Dienste wie OneDrive Ihre Daten in der Cloud speichern, ist die Nutzung dieser Dienste oder das einfache Kopieren von Dateien an andere Speicherorte keine zuverlässige Backup- oder Archivierungsstrategie und kann daher nicht vor allen erdenklichen Datenverlustszenarien schützen.
Wenn sie beispielsweise eine Datei versehentlich löschen oder sie auf Ihrem lokalen Gerät beschädigt wird, ist diese auch aus OneDrive verschwunden. Oder wenn Daten in der Cloud verloren gehen und Sie kein zusätzliches Backup an einem anderen Ort haben, können Sie Ihre geschäftskritischen Informationen nicht wiederherstellen.
Lösungen wie OneDrive, Dropbox oder Google Drive sind nicht dazu gedacht, Ihr gesamtes System zu sichern. Die Anzahl der Dateien, Ordner, Dateitypen und Dateigrößen, die synchronisiert werden können, ist in der Regel begrenzt, und obwohl Sie Dateien und Ordner in die Cloud kopieren und dort abgleichen können, bietet ein echtes Backup-Tool mehr Flexibilität, da nicht nur einzelne Dateien, sondern das gesamte System gesichert und wiederhergestellt werden können.
Kollaborations- und Synchronisationslösungen sind aus unserem täglichen Leben nicht mehr wegzudenken, aber sie sind kein Ersatz für eine zuverlässige Datensicherung, insbesondere im geschäftlichen Umfeld.
Was also ist eine zuverlässige Datensicherung? Um diese Frage zu beantworten, müssen wir zunächst verstehen, was das eigentliche Ziel einer Backup-Software ist: Die Fähigkeit, sich von jeder Art von Datenverlust so schnell wie möglich und mit so wenig Schaden wie möglich zu erholen. Zum Beispiel:
Ein Backup ist also viel mehr als nur eine Kopie einer Datei. Es ist ein Sicherheitsnetz für Ihre geschäftskritischen Daten. Es werden nicht nur mehrere Kopien Ihrer Dateien erstellt, sondern auch mehrere Versionen dieser Dateien im Laufe der Zeit aufbewahrt.
Darüber hinaus können Backup-Lösungen an die spezifischen Bedürfnisse und Anforderungen Ihres Unternehmens angepasst werden. Dies ermöglicht die Einhaltung von Industriestandards und Sicherheitsvorschriften, zum Beispiel durch die Anpassung der Häufigkeit der Backups, die Auswahl der Daten, die häufiger als andere gesichert werden sollen, die Dauer der Datenaufbewahrung usw.
Die Erstellung einer vollständigen Datensicherung ist relativ einfach. Folgen Sie dieser sich einfach zu merkenden Richtlinie: 3-2-1-Backup-Strategie
Für eine 3-2-1-Backup-Strategie, benötigen Sie eine Backup-Lösung, die zuverlässig, flexibel und sicher ist.
Änderungen werden üblicherweise zwar sofort zur Cloud hochgeladen, was in Ordnung ist, wenn es sich nur um wenige Dateien und nicht um den gesamten Computer handelt. Synchronisierungsdienste verfügen in der Regel auch nicht über ein leicht lesbares und verständliches Protokoll, aus dem hervorgeht, was synchronisiert wurde und was im Backup-Speicher verfügbar ist.
Backup-Lösungen sind in der Lage, sowohl einzelne Dateien als auch den gesamten Computer zu sichern und Ihnen einen übersichtlichen Bericht über die wiederherstellbaren Daten zu liefern, der überprüft, ob jede Datei erfolgreich gesichert wurde, und Sie warnt, wenn dies nicht der Fall ist.
Zuverlässigkeit bedeutet auch, dass Sie genau dann auf Ihre Daten zugreifen können, wenn Sie sie benötigen. Bei einem Datei-Synchronisierungsdienst können Sie nichts tun, wenn der von Ihnen gewählte Dienst wegen Wartungsarbeiten ausfällt, wenn Sie Probleme beim Einloggen haben, wenn Ihr Konto wegen eines Buchungsfehlers gesperrt wird, wenn Ihre Internetverbindung ausfällt oder ähnliches. Wenn Sie neben dem Offsite-Backup auch über ein lokales Backup verfügen, haben Sie die Kontrolle über den gesamten Prozess.
Datei-Synchronisationsdienste wurden entwickelt, um Daten auf verschiedenen Geräten verfügbar zu machen und damit die Zusammenarbeit im Team einfacher gestaltet wird. Obwohl diese Dienste bestimmte Dateitypen unterstützen, gibt es auch hier Einschränkungen. Im Gegensatz dazu spielt es bei Backup-Software keine Rolle, welche Art von Datei, Datenbank oder System gesichert wird.
Außerdem sind diese Dienste nicht für die Wiederherstellung von Dateien oder Systemen gedacht. Wenn Ihr Server abstürzt oder Ihr Laptop gestohlen wird, können Sie nicht Ihr gesamtes System auf einmal wiederherstellen. Das bedeutet, dass Sie Ihr System von Grund auf neu aufbauen und dann langsam alle Ihre Dateien aus der Cloud herunterladen müssen. Mit einer Backup-Lösung können Sie Ihre Daten auf verschiedenen Geräten wie USB, NAS oder Cloud-Diensten sichern. Auf diese Weise können Sie Ihre Daten von dem für Sie am besten geeigneten Backup wiederherstellen und so die Zeit verkürzen, die Sie benötigen, um Ihr System wieder zum Laufen zu bringen (was weniger Ausfallzeiten und weniger potenzielle Umsatzeinbußen bedeutet).
Ein aktueller Vorfall, bei dem alle in der Google Cloud gespeicherten Daten und Backups eines Kunden von Google gelöscht wurden, führte zu einem zehntägigen Ausfall für das Unternehmen. Während dieser Zeit konnten keine Kunden bedient werden, es konnten keine neuen Verkäufe getätigt werden und das Unternehmen stand komplett still. Ein solches Szenario ist ein großes Problem für Unternehmen jeder Größe - von KMUs bis hin zu Großkonzernen.
Ein weiteres Problem ist, dass diese Cloud-Dienste in der Regel immer mit Ihren Systemen verbunden sind. Wenn also das Netzwerk gehackt oder verschlüsselt wird, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass Ransomware auch die in den Datei-Synchronisierungsdiensten gespeicherten Daten hackt oder verschlüsselt. Obwohl die meisten dieser Dienste mittlerweile über eine Art Versionskontrolle verfügen, gibt es leider immer noch viele Lücken. Ihre Dateien könnten beispielsweise aus dem Versionskontrollfenster herausfallen und versehentlich von Ransomware verändert werden. Dann stehen Sie plötzlich vor einem Berg von „Datenmüll“ und müssen ein hohes Lösegeld zahlen.
Mit einer Backup-Lösung können Sie Ihre Daten in einem komprimierten, verschlüsselten Format sichern, bei dem nur Sie den Verschlüsselungs-Key kennen. Dies kann das Risiko, dass Dritte auf Ihre Daten zugreifen, erheblich verringern. Die Durchführung mehrerer Backups und die Aufbewahrung von Backups außerhalb des Unternehmens und vor Ort können Ihnen auch dabei helfen, sich schnell von einem Ransomware-Angriff zu erholen, ohne das geforderte Lösegeld zahlen zu müssen.
OneDrive und ähnliche Dienste sind fantastische Lösungen, um die Zusammenarbeit zu erleichtern. Sie sind jedoch keine Backup-Lösung, die Ihnen hilft, Ihr Unternehmen wieder zum Laufen zu bringen, wenn Daten und Systeme unverfügbar sind.
Wenn Sie bereits einen Datei-Synchronisierungsdienst verwenden, gibt es zwei Möglichkeiten, Ihre Daten zusätzlich zu sichern:
In jedem Fall kann eine Backup-Strategie wie die 3-2-1-Regel den Unterschied zwischen Geschäftskontinuität und katastrophalem Datenverlust ausmachen.
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